Инвентаризация – это необходимая процедура, к которой должны периодически прибегать все компании, осуществляющие коммерческую деятельность. Существует определенная очередность проверки, которая позволяет избежать многих проблем.
В каких случаях проводится инвентаризация?
Мотивом для проведения проверки может быть какая-либо чрезвычайная ситуация, но чаще всего она планируется периодически по инициативе начальства и после оформления приказа о проведения инвентаризации, который отражает информацию о сроках проведения и о назначении комиссии.
По завершению проверки, возможно, потребуется издать приказ о внесении изменений в штатное расписание, но в любом случае, она осуществляется не этой целью. Обязательной проверка является в следующих случаях:
- продажа или другие манипуляции с имуществом компании;
- для составления годовой отчетности;
- при замене ответственного лица (увольнение, переход на другое рабочее место);
- появились достоверные или неподтвержденные данные о нарушении законодательства в компании;
- для установления размера причиненного ущерба после чрезвычайного происшествия, стихийного бедствия;
- при обнаружении кражи или порчи ценностей;
- при ликвидации или реорганизации предприятия.
Предусмотрены и другие случаи, описанные в законодательных документах. Тем не менее, порядок проведения инвентаризации предусматривает несколько этапов.
Подготовительный
На этом этапе подготавливается соответствующая документация, формируется комиссия, определяются сроки, составляется график, оповещаются ответственные лица.
Измерительный
Практическая часть, которая характеризуется измерительными действиями, проверкой наличия средств, составлением описей.
Сопоставительный
Происходит сверка фактически существующих объектов и тех, которые числятся в документации бухгалтерского учета.
Законодательный
Документальное оформление всех этапов мероприятия. В случае выявления нарушений, на практике без них обычно не обходится, если это уместно, ответственные лица привлекаются к ответственности.
Правила документального оформления
Чтобы составленная документация обрела юридическую силу, следует учесть несколько правил и рекомендаций:
- Допускается заполнение первичных документов вручную или посредством технического оборудования. Если присутствуют исправления, они должны быть подтверждены подписью ответственного лица и представителя комиссии.
- Нужно обеспечить соответствие всех записей бухгалтерским требованиям.
- Не рекомендуется оставлять пустые графы в документе во избежание внесения ненужных данных.
- Страницы документа должны быть пронумерованы, они скрепляются и вкладываются в одну папку.
Знание некоторых нюансов позволит облегчить процесс инвентаризации, а опыт профессионалов поможет разобраться во всех тонкостях проведения процедуры.